Łatwy dostęp do informacji i jej szybki przepływ jest kluczowy dla sprawnego funkcjonowania nowoczesnej firmy i jej konkurencyjności na rynku. Źródłem takiej informacji jest między innymi dokumentacja, którą firmy często generują, a następnie przechowują w formie papierowej.
Aby mieć do niej lepszy dostęp decydują się na cyfryzację. Jednak w swojej najprostszej formie – zeskanowanych dokumentów przechowywanych na dysku – cyfryzacja może nie być wystarczająca. Dlaczego tak jest i dlaczego warto pomyśleć o stworzeniu zaawansowanej bazy dokumentów ze wsparciem sztucznej inteligencji? O tym przeczytasz w artykule.
Dlaczego samo skanowanie dokumentów to za mało?
Wiele firm posiada zasoby dokumentacji papierowej, które albo chcą scyfryzować albo mają scyfryzowane w prosty sposób. Przechowują je na dyskach w postaci skanów dokumentów. Jednak taka cyfryzacja, to tylko pierwszy krok w stronę sprawnego zarządzania dokumentacją firmy. Ze względu na często ogromną liczbę dokumentów – archiwalnych i tych generowanych na bieżąco – tego typu cyfryzacja jest mało wydajna.
Trudno też dotrzeć do konkretnego dokumentu czy konkretnej informacji zawartej w dokumencie. Dodatkowo istnieje duże ryzyko, że dokumenty zostały błędnie zarchiwizowane, a przez to będą jeszcze trudniejsze, a czasem niemożliwe do odnalezienia.
Kolejnym problemem, który ujawnia się z czasem, jest niemożność utrzymania przez wiele lat jednolitego standardu struktury hierarchii archiwizowanych dokumentów. Wynika to z pojawiania się nowych typów dokumentów, zmieniających się form tych starych, a także różnic w interpretacji procedur skanowania czy archiwizacji przez nowych pracowników. W rezultacie prowadzi to do poważnych trudności w odnajdywaniu konkretnych dokumentów oraz zawartych w nich danych.
To wszystko znacznie wydłuża czas potrzebny na dotarcie do poszukiwanych informacji, co może opóźniać procesy decyzyjne i wpłynąć negatywnie na ogólne funkcjonowanie firmy. Warto więc pomyśleć o stworzeniu zaawansowanej, cyfrowej bazy dokumentacji, która da możliwość sprawnego odnalezienia odpowiednich dokumentów oraz konkretnych, zawartych w nich informacji wszystkim zainteresowanym.
Automatyczne budowanie zaawansowanej bazy dokumentów – czyli jak działa iDoc?
Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji oraz algorytmów AI/ML iDoc czyta dokumenty i analizuje zawarte w nich dane.
Na podstawie wcześniej wyuczonych modeli odpowiednio je kategoryzuje (rozpoznaje o jaki typ dokumentu chodzi i klasyfikuje go), a następnie archiwizuje.
Dla przykładu, jeśli wykorzystamy iDoka do stworzenia bazy dokumentów dotyczących wynajmu nieruchomości, system może skategoryzować dokumenty według np. rodzaju umowy (dzierżawa, najem) oraz przypisać do nich podstawowe metadane jak data podpisania umowy czy adres nieruchomości.
Cyfrowe archiwum dokumentów stworzone z iDokiem daje możliwość zarówno precyzyjnego wyszukiwania dokumentów po typie dokumentu i zdefiniowanych atrybutach, jak i wyszukiwania pełnotekstowego. Oznacza, że dokument lub zawartą w nim informację można odnaleźć na podstawie dowolnego wyrażenia wpisanego w wyszukiwarce systemu.
Automatyczne budowanie bazy dokumentów z iDokiem – poznaj korzyści
Automatyzacja przetwarzania dokumentów i automatyczne tworzenie cyfrowego archiwum dokumentów ze wsparciem sztucznej inteligencji przynoszą szereg korzyści. Są to między innymi:
Precyzyjna kategoryzacja i rzetelna archiwizacja
Odczytywanie danych i kategoryzowanie dokumentów odbywają się automatycznie, co minimalizuje błędy i niespójności powszechne w przypadku ręcznej archiwizacji. Zapewnia też spójność bazy dokumentów na długie lata.
Szybki dostęp do dokumentacji
Cyfrowe archiwum pozwoli pracownikom w całej organizacji na szybkie i łatwe wyszukiwanie oraz przeglądanie dokumentów. Eliminuje problem ograniczonego dostępu do papierowej dokumentacji i znacznie podnosi efektywność pracy. Poziom dostępu działów czy poszczególnych pracowników do wybranych typów dokumentów można zmieniać w zależności od potrzeb.
Większa efektywność procesów w firmie
Cyfrowe archiwum zbudowane z iDokiem zapewnia pracownikom bardzo szybki i łatwy dostęp do obszernej bazy danych zgromadzonych w przedsiębiorstwie, choćby te informacje były ukryte na ostatnich stronach wielostronicowych dokumentów. Znacząco usprawnia to procesy w firmie. Ponadto, może pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji operacyjnych i strategicznych, opartych na analizie kompletnych, spójnych i możliwie najbardziej aktualnych danych.
Zapraszamy do kontaktu i współpracy
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak iDoc może pomóc w cyfryzacji i automatyzacji procesów zarządzania dokumentami w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i przedstawimy, jak nasze rozwiązanie może usprawnić pracę w Twojej organizacji.
