Specjalizowana aplikacja mobilna do Field Force Automation

Dla usprawnienia realizacji zadań w terenie służby techniczne są coraz częściej wyposażane w urządzenia i aplikacje mobilne, zintegrowane z systemami klasy Work Force Management lub będące ich elementem. System Field Force Automation (FFA) ma oczywiście własną aplikację mobilną, ale wymagania jednego z klientów Globemy były tak szerokie i specyficzne, że konieczne stało się opracowanie i zaimplementowanie specjalizowanej aplikacji mobilnej oraz zintegrowanie jej z serwerową platformą FFA i środowiskiem IT klienta, w tym z systemem SAP.

Skuteczne zarządzanie ekipami w terenie

Nie od dzisiaj wiadomo, że obsługa i realizacja zadań wykonywanych przez pracowników w terenie jest jednym z najbardziej kosztownych procesów operacyjnych, szczególnie w przedsiębiorstwach sieciowych. Wyzwania, przed którym stoją współczesne firmy to między innymi:

• efektywne zarządzanie zasobami materiałowymi oraz ludźmi
• planowanie prac z uwzględnieniem odpowiedniego balansu między zadaniami planowanymi a nagłymi
• sprawne i efektywne przydzielanie i monitorowanie wykonania zadań pracownikom z uwzględnieniem ich kompetencji, uprawnień, zasad gospodarowania czasem pracy oraz dostępności narzędzi
• optymalizacja marszruty ekip ze względu na odległość i czas
• wymiana i gromadzenie danych z wielu różnych systemów informatycznych
• tworzenie, aktualizacja i przechowywanie dokumentacji technicznej oraz wynikającej z formalnych uregulowań
• nieustanne szkolenia pracowników, aby byli w stanie realizować skomplikowane, szybko zmieniające się procesy biznesowe

Odpowiedzią na te problemy są systemy klasy Work Force Management (WFM). Jednym z wiodących systemów WFM na świecie jest Field Force Automation (FFA), produkt firmy General Electric, wykorzystywany na przykład w  telekomunikacji i branżach sieciowych. System FFA to rozwiązanie do zarządzania pracami i pracownikami w terenie, które pozwala usprawnić cały cykl życiowy prowadzonych prac, łącznie z wyznaczaniem poszczególnych zadań, tworzeniem grafików, dysponowaniem personelu terenowego,

Platforma FFA zawiera:

• Moduł Planowania – służący do opracowywania strategicznego i operacyjnego porządku prac oraz do planowania zużycia zasobów
• Moduł Wykonawczy – przeznaczony dla pracowników biurowych i terenowych
• Moduł Monitoringu – dzięki któremu kierownictwo zawsze będzie otrzymywało bieżące informacje na temat postępu prac
• Moduł API – służący do implementacji, integracji i konfiguracji systemu FFA.

Częścią platformy FFA jest wysoce konfigurowalna aplikacja mobilna. W większości przypadków w zupełności wystarcza, by zaspokoić wszystkie wymagania klienta. Zdarza się jednak czasami, że specyfika tych wymagań przekracza nawet najbardziej zaawansowane możliwości konfiguracyjne. Uwidacznia się to szczególnie na silnie regulowanym rynku dystrybucji energii elektrycznej i gazu. Kiedy konieczne okazuje się dostosowanie systemu do szczegółowych i bardzo specyficznych wymagań klienta, podyktowanych złożonością jego procesów biznesowych i charakterystyką regulacji rynku, na którym działa, wówczas warto rozważyć stworzenie dedykowanego rozwiązania spełniającego powyższe wymagania.

Mobilna aplikacja Globemy do zarządzania ekipami w terenie

Globema podjęła takie wyzwanie. Dla jednego z wiodących, środkowo-europejskich dostawców energii elektrycznej i gazu stworzyła aplikację mobilną, która z jednej strony integruje się z FFA, a z drugiej umożliwia realizację wysoce skomplikowanych procesów biznesowych regulowanych szeregiem ograniczeń wynikających ze specyfikacji lokalnego rynku. O złożoności potrzeb i wymagań klienta dotyczących aplikacji mobilne świadczyć mogą m.in.:

• blisko 130 różnych zadań w ramach procesów
• około 100 formularzy wprowadzania danych odpowiadających lokalnym regulacjom
• ponad 1000 możliwych ścieżek przejścia w ramach wykonywania różnych zadań
• 30 dedykowanych kontrolek wspierających wprowadzanie danych.

Aplikacja jest już używana produkcyjnie i jednocześnie jest dalej rozbudowywana dla objęcia wsparciem wszystkich 24 procesów biznesowych dotyczących operacji w terenie.

Od środka

Aplikacja mobilna powstała z myślą o możliwie szerokim wachlarzu urządzeń, na których można ją uruchomić. Dzięki zastosowaniu najnowszej wersji platformy Java oraz interfejsu graficznego JavaFX, bez problemu można wykorzystać ekrany dotykowe, wirtualne oraz standardowe klawiatury, wbudowany aparat, GPS itp. Aplikacja działa bez problemu na systemach operacyjnych: Windows, Linux oraz MacOS. Dodatkowo została stworzona dedykowana aplikacja mobilna na urządzenia z systemem Android.

Aplikacja działa w trybie semi-connected – nie potrzebuje stałego połączenia z siecią. Może działać w dwóch trybach off-line – z ręczną synchronizacją danych (na żądanie użytkownika) lub automatyczną (synchronizacją wykonywaną cyklicznie lub po odzyskaniu połączenia). Komunikacja odbywa się za pomocą WebServiceów z wykorzystaniem bliblioteki Axis2, co umożliwia bardzo szybką integrację z nowymi źródłami danych FFA (obecnie ich liczba wynosi 25).

Aplikacja dostarczana jest wraz ze zintegrowaną lokalną bazą danych, która nie wymaga dodatkowej instalacji. Baza lokalna ma postać zwykłego pliku, co dodatkowo ułatwia proces obsługi ewentualnych błędów (wystarczy wysłać plik bazy do analizy). Proces wytwarzania aplikacji wykorzystuje narzędzia ciągłej integracji, statycznej analizy kodu, dzięki temu nowe, stabilne wersje dostarczane są w bardzo krótkich cyklach.

Na zewnątrz

Podstawowym zadaniem aplikacji mobilnej jest usprawnienie procesu zarządzania pracami i zasobami firmy w terenie. Poprzez synchronizację postępów prac, stanu elementów infrastruktury sieciowej oraz pozycji i statusów ekip możliwe jest wyznaczanie optymalnych (pod względem finansowym lub czasu) tras przejazdu oraz efektywnego przydziału prac (uwzględniającego rozmaite czynniki – umiejętności personalne, certyfikacja i wiedza techniczna itd.) między brygady pracowników. Wszystko to przekłada się na zmniejszenie kosztów utrzymania.

Użytkownik wyposażony w urządzenie mobilne z zainstalowaną aplikacją ma nieograniczony dostęp do mapy wskazującej aktualną pozycję oraz obrany cel podróży. Pozycjonowanie bazuje na wszystkich dostępnych źródłach sygnału (GPS, sieć komórkowa, Wi-Fi itd.), w związku z tym niezależnie od warunków atmosferycznych pozwala osiągnąć optymalną dokładność. Tym samym aplikacja zupełnie znosi potrzebę posługiwania się dodatkowym sprzętem nawigującym.

Aplikacja wspiera wszystkie skomplikowane procesy biznesowe klienta realizowane w terenie. Przekłada się to na prosty, zrozumiały i niewymagający dodatkowej nauki ciąg zadań i instrukcji wykonanych po sobie. Nie ma już potrzeby uczenia się i zapamiętywania szczegółów poszczególnych procesów. Aplikacja prowadzi użytkownika za rękę i dostosowuje swoje działanie do dostępnych i wprowadzonych danych a także do konkretnych decyzji użytkownika.

Dzięki wykorzystaniu aparatu użytkownik może wykonać dokumentację zdjęciową miejsca pracy (uszkodzeń, wartości pomiarowych), a także używać skanera kodów kreskowych do przyspieszenia wprowadzania danych. Każde zdjęcie jest odpowiednio klasyfikowane i dołączane do finalnej dokumentacji pracy użytkownika.

Dzięki wypełnianiu formularzy obsługi zgłoszeń w formie elektronicznej, wprowadzone dane są rzetelne (rozbudowana walidacja) i zawsze aktualne (pełna synchronizacja z systemami zewnętrznymi). Daje to kolosalną oszczędność czasu i papieru. Wcześniej każdy użytkownik wypełniał formularze ręcznie (i każdy na swój sposób), a następnie wprowadzał (przepisywał) do systemów zewnętrznych!

O złożoności aplikacji w liczbach

W ramach prac analitycznych zidentyfikowano blisko 130 różnych typów zadań, dla których w zależności od różnych czynników (np.: niepoprawne dane adresowe, brak zgody klienta na wykonanie operacji, brak dostępu do obiektu lub urządzenia itp.) istnieje wiele alternatywnych ścieżek postępowań oraz rozwiązań. Liczba wszystkich możliwych kombinacji przekracza 1000 (możliwość cofania, zapętlenia, dynamiczne tworzenie zawartości dla niektórych procesów). Każda wykonana akcja może automatycznie pociągać za sobą czynności dodatkowe, np.: zaalarmowanie dyspozytora, wysłanie komunikatu do innych brygad, czy też odesłanie uzupełnionych przez użytkownika danych i dokumentów do systemu zewnętrznego (także w postaci finalnej, wymaganej przez przepisy dokumentacji papierowej).

Przykład definicji procesu.

Aplikacja integruje się dwukierunkowo z 6 systemami zewnętrznymi, w tym z 4 różnymi źródłami zadań, systemem magazynowym, systemem rozliczania kosztów i systemem archiwizacji dokumentów.

Elektroniczne formularze składają się z ponad 30 dedykowanych kontrolek wspierających łatwe uzupełnianie dokumentacji (np.: lista wyboru wartości dozwolonych, lista bazująca na wartościach słownikowych, zdjęcie z aparatu, skan kodu kreskowego, dynamiczne tabele, pole podpisu klienta, kontekstowe uzupełnianie pól na podstawie wartości innych pól itp.).

Aplikacja posiada również moduł inwentarza przechowujący informację o sprzęcie i materiałach, którymi dysponują poszczególni użytkownicy. W związku z tym uzupełniając dane, użytkownik wybiera właściwy element z listy dostępnych zamiast wpisywać dane ręcznie. W tle uzupełniane są dodatkowe dane na temat wprowadzonych elementów. Dane dotyczące wykorzystania materiałów są wysyłane do systemu zewnętrznego typu ERP. Możliwe jest automatyczne wyliczenie poniesionych kosztów.

Komunikator

Rozwiązanie pozwala na komunikację między użytkownikami aplikacji (zarówno mobilnej, jak i aplikacji dyspozytora ekip). Nie ma potrzeby korzystania z SMS-ów, telefonu, itp.

Korzyści z wdrożeń FFA

Wdrożenie i wykorzystywanie FFA do wsparcia służb i operacji w terenie przynosi wymierne korzyści w różnych obszarach działalności, między innymi takie jak:

Zarejestruj się, aby zobaczyć demo FFA

Zobacz także: