Firmy wielokrotnie stają przed niełatwym zadaniem wdrożenie nowego oprogramowania. Cel: usprawnić i ułatwić pracę, a idąc dalej – dostarczać usługi bardziej sprawnie i nie dać się wyprzedzić konkurencji. Najpierw trzeba jednak podjąć ważną decyzję – budować oprogramowania samodzielnie od podstaw wewnątrz firmy (in-house), zlecić zadanie zewnętrznemu wykonawcy (outsourcing)? A może wybrać gotowe rozwiązanie dostępne na rynku i rozbudowywać je pod kątem własnych potrzeb ze wsparciem firmy, która je stworzyła?
Z tego artykuł dowiesz się, jakie są wady i zalety każdego rozwiązania i przekonasz się, czy na pewno bierzesz pod uwagę wszystkie czynniki, a przede wszystkim – koszty!
Tworzenie oprogramowania in-house – zalety i wady
Wyobraź sobie taką sytuację – w Twojej firmie potrzebny jest system do zarządzania zadaniami pracowników. Jeśli działasz w szeroko pojętej branży IT lub po prostu masz duży wewnętrzny dział IT, dlaczego nie stworzyć takiego rozwiązania samodzielnie? Po co marnować czas i zasoby na poszukiwanie zewnętrznej firmy? Faktycznie – to podejście ma wiele zalet. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Zalety budowania rozwiązania IT samodzielnie
- Rozpoczęcie prac od ręki – wystarczy, że ogłosisz taki projekt w firmie, zbierzesz odpowiedni zespół, określisz swoje wymagania, termin realizacji i możesz zaczynać! Brzmi prosto, prawda? Czy tak jest faktycznie? O tym przekonamy się w dalszej części artykułu.
- Pełna kontrola i elastyczność – mając zespół IT w swojej firmie, masz pełną kontrolę nad tym, co dzieje się z budowanym produktem, możesz szybko zmieniać założenia nawet w trakcie prac bez potrzeby renegocjowania umowy czy ponoszenia dodatkowych opłat.
- Sprawna komunikacja – osoby pracujące w jednej firmie zazwyczaj już się znają i z dużym prawdopodobieństwem ze sobą współpracowały. Co więcej, znają dobrze kulturę firmy. Odchodzi więc problem wypracowywania sposobu pracy i komunikacji pomiędzy zespołami klienta i podwykonawcy, a dzięki temu praca może przebiegać sprawniej.
- Bezpieczeństwo danych – wrażliwe dane i informacje nie muszą być udostępniane osobom spoza organizacji i nie opuszczają systemów firmy, stąd łatwiej zadbać o ich bezpieczeństwo.
- Inwestycja w kompetencje – budowanie zupełnie nowego systemu może być doskonałą okazją do poszerzania wewnętrznych kompetencji organizacji. Daje to również szansę rozwoju pracownikom firmy na zdobycie nowych umiejętności. Można to traktować jako długofalową inwestycję. Nowo zdobyte kompetencje mogą być wykorzystywane przy kolejnych projektach wewnętrznych lub realizowanych dla klientów.
- Dobre zrozumienie biznesu – zespół in-house tworzą osoby, które już znają organizację i zazwyczaj mają większe zrozumienie biznesu firmy, sposobu pracy poszczególnych działów, strategii biznesowej firmy czy kierunków rozwoju. Dzięki temu mogą lepiej dostosować tworzone oprogramowanie do potrzeb użytkowników i procesów w firmie.
Wady budowania oprogramowania własnymi siłami
Tworzenie oprogramowania in-house siłami swojego wewnętrznego zespołu ma też swoje wady. Warto je dobrze przeanalizować przed podjęciem ostatecznej decyzji.
- Brak specjalistycznej wiedzy – to jeden z ważniejszych powodów poszukiwania wykonawcy do zbudowania rozwiązania. Myśląc o zainwestowaniu w nowe oprogramowanie, firmy poszukują najbardziej innowacyjnych technologii, które pomogą im się mierzyć nie tylko z bieżącymi wyzwaniami, ale przetrwają też próbę czasu. Zwykle jednak sami nie dysponują specjalistami ani specjalistyczną wiedzą, która pozwoli takie rozwiązanie stworzyć. Warto poszukać firmy, która jest ekspertem w danej dziedzinie, jest na bieżąco z wszystkimi zmianami i nowościami, a także dysponuje dużym doświadczeniem dzięki współpracy z innymi klientami nad podobnym projektami.
- Wysokie koszty zespołu – budowanie i utrzymanie wewnętrznego zespołu programistycznego może być kosztowne z uwagi na wynagrodzenia, szkolenia oraz konieczność zatrudniania nowych osób posiadających kompetencje, których dotychczas brakowało w firmie.
- Ryzyko utraty wiedzy – trzeba też rozważyć, czy w przyszłości planujemy kolejne projekty, do których będzie mógł zostać zaangażowany nowo zbudowany zespół i czy będą one na tyle ciekawe i rozwijające, że pracownicy będą zmotywowani, żeby zostać w naszej firmie na dłużej. W przeciwnym przypadku ryzykujemy, że odejdą, zabierając ze sobą wiedzę na temat zbudowanego systemu.
- Opóźnienia w projekcie – tworzenie zespołu projektowego od podstaw i rozwijanie kompetencji może zabierać czas, co jest dużym ograniczeniem w przypadku projektów wymagających szybkiego wdrożenia. Jest też duże ryzyko, że termin realizacji zostanie znacznie przekroczony ze względu na natłok innych zadań czy też zmieniające się priorytety lub koncepcję co do tworzonego rozwiązania.
- Ograniczona innowacyjność – praca w zamkniętym środowisku może ograniczać dostęp do nowych pomysłów i perspektyw, co hamuje innowacyjność.
- Dług technologiczny – nawet w przypadku najnowszych rozwiązań IT trzeba dbać o ich ciągłą aktualizację, a czasem całkowicie przepisać program na nowo, aby uniknąć sytuacji, że nie będzie działać na najnowszej wersji przeglądarki lub smarftona.
Zlecenie pracy firmie zewnętrznej – zalety i wady
Zalety zlecenia tworzenia oprogramowani na zewnątrz
Zewnętrzny dostawca to zazwyczaj pierwszy wybór firm, które nie posiadają kompetencji lub mają zbyt małe doświadczenie w danej dziedzinie, a chcą mieć gwarancję, że system, w który inwestują, będzie wysokiej jakości.
Jakie są zalety skorzystania ze wsparcia firmy zewnętrznej w budowaniu oprogramowania?
- Specjalistyczna wiedza – firmy specjalizujące się w tworzeniu oprogramowania posiadają wiedzę, doświadczenie i specjalistów, którzy cały czas rozwijają swoje kompetencje w danym obszarze i są na bieżąco z branżowymi nowinkami. Mają też opracowany system tworzenia i wdrażania oprogramowania – od etapu określenia wymagań do momentu uruchomienia działającego rozwiązania. Dodatkowo służą wsparciem także po wdrożeniu – również w zakresie szkoleń dla użytkowników. Wszystko to sprawia, że otrzymujemy użyteczne oprogramowanie wysokiej jakości.
- Szybsze wdrożenie – współpracując z firmą zewnętrzną, możemy precyzyjnie określić termin realizacji, a dostawca usługi ma obowiązek go dotrzymać. Firma zewnętrzna ma też od razu dostęp do specjalistycznej wiedzy i potrzebnych kompetencji, dzięki temu budowanie nowego systemu może zacząć się bez opóźnień związanych z koniecznością skompletowania odpowiedniego zespołu i będzie przebiegać szybko i sprawnie.
- Innowacyjność i nowa perspektywa – współpraca z firmą zewnętrzną to okazja do poznania nowego podejścia do starych problemów i zyskania nowej perspektywy – rzeczy często trudnych do osiągnięcia w ramach organizacji o ugruntowanym sposobie działania. To nowe spojrzenie może wpłynąć na większą innowacyjność i lepsze funkcjonowanie rozwiązania.
- Koszty – przy podejmowaniu decyzji czy skorzystać z pomocy firm zewnętrznych czy też zbudować oprogramowanie wewnętrznie, jednym z kluczowych czynników jest analiza kosztów.Wbrew dość powszechnemu przekonaniu, że zlecenie takiego zadanie jest nadmiernym, często zbędnym obciążeniem finansowym, dokładne rozliczenie wszystkich wydatków sugeruje, że korzystanie z usług zewnętrznych dostawców może być korzystniejszą opcją. Chodzi nie tylko o szybsze dostarczenie gotowego projektu (a więc możliwość czerpania korzyści z działającego systemu szybciej), lecz również o wykorzystanie czasu pracowników firmy.Warto przeanalizować, czy delegując specjalistów do nowego projektu niezamierzenie nie opóźniamy innych, równie istotnych prac.
- Utrzymanie i wsparcie – dostawcy oprogramowania zapewniają stałe wsparcie w zakresie naprawiania błędów, potrzebnych aktualizacji systemu czy dalszego rozbudowywania. Dzięki temu odchodzi problem poświęcania czasu na utrzymanie systemu wewnętrznie w organizacji.
Wady outsourcingu i jak można im zaradzić?
Jak wszystko, również korzystanie z pomocy firm zewnętrznych (outsourcing) ma swoje wady. Warto mieć je na uwadze i zastanowić się, czy przeważają nad zaletami i jak można zaradzić ewentualnym problemom.
- Brak pełnej kontroli – współpracując z firmą zewnętrzną musimy się przygotować na to, że będziemy mieć nieco mniejszą kontrolę nad tym, co aktualnie dzieje się w projekcie, a wprowadzanie zmian po zaakceptowaniu jakiejś wersji będzie najprawdopodobniej wiązało się z dodatkowymi kosztami. Nie oznacza to, że tracimy zupełnie kontrolę i otrzymamy produkt, który nie spełnia naszych oczekiwań. Będziemy jednak musieli wypracować taki tryb współpracy z firmą zewnętrzną, który będzie odpowiadał obu stronom i umożliwiał sprawną realizację zadań. Pomogą tu metodyki prowadzenia projektów, które są skonstruowane tak, aby minimalizować zarówno te jak i dalej opisane ryzyka.
- Ryzyko niskiej jakości – istnieje pewne ryzyko, że przy źle określonych priorytetach, nienajlepszej komunikacji i niedookreślonych wymaganiach biznesowych, możemy otrzymać rozwiązanie, które nie spełnia naszych oczekiwań. Takie samo ryzyko istnieje jednak przy budowaniu rozwiązania in-house. Można je wyeliminować już we wstępnych fazach projektu – dokładnie precyzując oczekiwania i tryb współpracy oraz kontrolując postępy prac. Zewnętrznemu dostawcy będzie też zależeć na tym, aby jak najlepiej wywiązać się z zadania, po to by zyskać dobrą opinię, która pomoże zdobyć firmie kolejnych klientów.
- Trudności w integracji systemu – trudności z integracją nowego systemu z oprogramowaniem już działającym w firmie to poważny problem, który skutecznie uniemożliwia czerpania korzyści z nowego rozwiązania. Natomiast jest on zwykle rozwiązywany już na etapie wyboru dostawcy i definiowania wymagań projektowych.
Trzecie wyjście – customizacja, czyli gotowe rozwiązanie dopasowane do indywidualnych potrzeb klientów
Do tej pory rozpatrywaliśmy wady i zalety tworzenie oprogramowania in-house oraz korzystania z usług firmy zewnętrznej. Czy lepiej wybrać firmę zewnętrzną i outsourcing, aby zbudować potrzebne nam rozwiązanie, czy też oprzeć się na własnych zasobach i kompetencjach i zbudować zespół w ramach organizacji? Co daje większe korzyści, co bardziej się opłaca? Jest jednak jeszcze jedno wyjście.
Dobrym pomysłem może być wybranie gotowego rozwiązania, które spełnia nasze oczekiwania w jakimś zakresie i zlecenie dalszego rozbudowania (customizacji) tak, aby dopasować je do własnych potrzeb.
Wielu twórców oprogramowania jest otwartych na taką propozycję, a jest to dobry kompromis pomiędzy stworzeniem rozwiązania zupełnie od zera własnymi siłami i zleceniem takiej pracy firmie zewnętrznej.
Dużą zaletą tego podejścia jest to, że gotowe rozwiązanie możemy od razu przetestować pod kątem dopasowania do naszych potrzeb i wygody użytkowania.
Co więcej, dostawcy rozwiązania cały czas dbają o to, żeby był to system zawsze aktualny, co zapewnia bezpieczeństwo danych. Wprowadzają też nowe udogodnienia, które zazwyczaj wynikają z konkretnej potrzeby użytkowników systemu. Tak więc do dyspozycji dostajemy rozwiązanie, które już działa i zostało sprawdzone przez wielu użytkowników. Możemy je też dalej dostosowywać do własnych potrzeb.
Można powiedzieć, że przy zakupie gotowego rozwiązania koszty jego budowy i późniejszego utrzymania rozkładają się na wielu użytkowników – płacisz jedynie za ewentualne rozszerzenia.
Bardzo prawdopodobne jest też to, że w momencie zakupu rozwiązanie będzie spełniało już 80% Twoich potrzeb, tak więc system zacznie przynosić korzyści niemal od ręki. Brakujące funkcjonalności będzie można dobudować w dalszej kolejności, a być może również pomyśleć o zmianie procesu w firmie tak, aby mógł działać w oparciu o zakupione rozwiązanie – bez potrzeby ponoszenia kosztów dodatkowych zmian.
Bardzo ważną kwestią jest też gwarancja utrzymania i serwisowania. Odpowiedzialnością dostawcy zewnętrznego jest zapewnienie sprawnego działania systemu i dbania o jego aktualizację (niwelowanie długu technologicznego) również wtedy, gdy są to rozwiązania dostosowywane do indywidualnych potrzeb klientów.
Ta zasada obowiązuje także wtedy, gdy system jest zbudowany w oparciu o starsze technologie, dla których trudno jest już znaleźć specjalistów z odpowiednimi kompetencjami, którzy będą dbać o jego sprawne działanie.
Podsumowanie
Ostateczny wybór czy budować rozwiązanie in-house czy skorzystać z outsourcingu zależy oczywiście od konkretnej sytuacji firmy i jej polityki, wizji i dostępnych środków. Warto jednak wziąć pod uwagę, że jeśli istotnym elementem są koszty to wbrew pozorom tworzenie rozwiązania wewnątrz firmy może okazać się najmniej optymalnym rozwiązaniem.
Dobrym wyjściem – biorąc pod uwagę koszty, czas realizacji, a także jakość –może być zbudowanie rozwiązania z pomocą firmy zewnętrznej na bazie już istniejącego systemu oferowanego przez tego dostawcę. Możemy od razu sprawdzić jego działanie, to jak zbudowane jest rozwiązanie, na jakich komponentach, czy jest wygodne i łatwe w użytkowaniu itp. Co więcej, czas realizacji będzie zdecydowanie krótszy niż przy tworzeniu systemu od zera.
Porozmawiajmy o wyzwaniach Twojego biznesu
Zainteresował Cię ten artykuł? Zastanawiasz się nad wdrożeniem nowego oprogramowania w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami! Porozmawiajmy o Twoich potrzebach i możliwych rozwiązaniach.
