Wyzwanie

Miesięcznie do Stoen Operator wpływa około 150 umów obligacyjnych i aktów notarialnych do wprowadzenia do bazy tytułów prawnych do nieruchomości. Każdy dokument zawiera około 30 pozycji, które trzeba było ręcznie przepisać do systemu. Zeskanowanie i wprowadzenie do systemu jednego dokumentu zajmowało średnio 20 minut.

Dane z dokumentów wprowadzała jedna osoba. Zajmowało jej to 1/4 do 1/2 etatu. Praca była na tyle powtarzalna i monotonna, że osoby zajmujące się wprowadzaniem danych często szukały możliwości rozwoju na innych stanowiskach, a nowo zatrudnieni pracownicy musieli każdorazowo przechodzić szkolenia i potrzebowali czasu, żeby wdrożyć się do pracy. Ciągłe zmiany na stanowisku generowały koszty rekrutacji, a także obniżały wydajność pracy. Ręczne wprowadzanie danych rodziło też problem wysokiego prawdopodobieństwa pojawienia się w nich błędów i nieustandaryzowanego formatu wprowadzanych danych.

Stoen Operator poszukiwał rozwiązania, które usprawniłoby proces archiwizacji umów związanych z prawami do terenu – uprościło i przyspieszyło wprowadzanie informacji z dokumentów prawnych do systemu wewnętrznego firmy – ADX.

Skrócenie czasu potrzebnego na to zadanie miało pozwolić pracownikom na przeznaczenie zaoszczędzonych godzin pracy na bardziej merytoryczne zadania. Ograniczenie czasu poświęcanego na monotonne, powtarzalne zadania miało również wpłynąć na zmniejszenie rotacji pracowników.

Rozwiązanie

Zaproponowaliśmy automatyzację wprowadzania danych z dokumentów prawnych do systemu dzięki usłudze iDoc, która jest platformą informatyczną (usługa SaaS – software as a service), wykorzystującą mechanizmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego do automatycznego przetwarzania różnych rodzajów dokumentów wraz z załącznikami, ich kategoryzacji oraz identyfikacji atrybutów.

Jak działa iDoc?

System iDoc automatyczne odczytuje oraz kategoryzuje treści z zeskanowanych stron dokumentów prawnych, takich jak akty notarialne oraz różnego rodzaju umowy obligacyjne.

Wyuczone modele AI kategoryzują rodzaje dokumentów oraz rozpoznają i interpretują ponad 30 różnego typu informacji. Po przetworzeniu dokumentów przez iDoka, użytkownik ma możliwość weryfikacji odczytanych wartości. Jeśli wszystko się zgadza, akceptuje i przekazuje dane wraz z otagowanym dokumentem do wewnętrznej bazy firmowej.

iDoc kategoryzuje dokumenty z dokładnością minimum 96%, a odczytuje i wprowadza dane z dokumentów z dokładnością minimum 85%, a w praktyce około 90%. Dokładność ta wzrasta wraz z uczeniem się modeli. Najwyższą możliwą skuteczność zapewnia połączenie pracy AI z weryfikacją przez człowieka.

W ramach współpracy ze Stoen Operator w zakresie wdrożenia iDoka do automatycznego przetwarzania danych z umów dotyczących praw do terenu:

Historia współpracy

Współpraca z Globemą sięga początku lat 2000, kiedy firma Stoen Operator operator wdrażała pierwszy system GIS – Smallworld w wersji 3.21. Od tamtej pory pracowaliśmy wspólnie przy wielu projektach w różnych obszarach działania przedsiębiorstwa. Obecnie Stoen korzysta z kilku rozwiązań, dostarczonych przez Globemę, m.in. wdrażanych w kolejnych latach systemów paszportyzacji sieci:

Cały czas współpracujemy przy ich rozwoju. Przeprowadziliśmy również szereg innych prac:

Ze względu na długotrwały charakter współpracy, Globema jest często włączana do prac już na etapie analiz technicznych czy analiz samych procesów, aby te były bardziej efektywne.

Współpraca w zakresie wykorzystania nowych technologii

W ramach podpisanego w 2020 roku porozumienia dotyczącego współpracy na potrzeby projektu B+R GlobIQ zaczęliśmy prowadzić badania w zakresie usprawnienia różnych procesów biznesowych przedsiębiorstwa, m.in. w działach Nieruchomości, Pogotowia Energetycznego, Zarządzania Majątkiem. Były to procesy związane między innymi z oględzinami obiektów, inwestycjami, awariami czy opisanym tu uzupełnianiem baz danymi dotyczącymi tytułów prawnych do terenu.

W ramach współpracy firma Stoen Operator dostarczyła nam danych i szczegółowych informacji o procesach działających w przedsiębiorstwie. Odbyliśmy liczne spotkania z pracownikami z różnych działów i przeprowadziliśmy wywiady Consumer Insight (mające na celu poznanie potrzeb i oczekiwań użytkowników). Przeprowadziliśmy również szereg analiz z wykorzystaniem danych dostarczonych przez Stoen Operator i na tej podstawie dostosowywaliśmy narzędzia do potrzeb firmy. Na koniec zaprezentowaliśmy usługę znacznie optymalizującą pracę.

Jednym z założeń projektu GlobIQ było wykorzystanie AI i uczenia maszynowego na potrzeby automatyzacji archiwizacji dokumentacji – automatycznego wprowadzania danych różnych dokumentów do baz danych przedsiębiorstwa.